もう給与計算で悩まない！基本と効率化を徹底解説

「給与計算って、正直ちょっと面倒くさい…」

そう感じている経営者の方も多いのではないでしょうか？ 従業員の生活を支える大切な給与だからこそ、ミスなく、そして効率的に行いたいものですよね。

この記事では、中小企業の経営者の皆さまが、給与計算の基本をしっかり理解し、日々の業務をスムーズに進めるためのノウハウを、どこよりも分かりやすく解説します！

1. 給与計算って、そもそも何をするの？

給与計算とは、従業員に支払う給与の総額と、そこから控除するものを計算する業務です。具体的には、以下のステップで進めます。

1. 勤怠データの集計: 従業員の出勤日数、労働時間、残業時間、有給休暇などを集計します。
2. 支給額の計算: 基本給に残業代、通勤手当、役職手当などを加算します。
3. 控除額の計算: 社会保険料（健康保険、厚生年金、雇用保険）、所得税、住民税などを計算します。
4. 差引支給額の算出: 支給額から控除額を差し引き、実際に従業員に支払う金額を確定します。
5. 給与明細の作成: 支給額と控除額の内訳を明記した給与明細を作成します。
6. 給与の支払い: 従業員の口座に給与を振り込みます。
7. 法定帳簿の作成・保管: 賃金台帳などの法定帳簿を作成し、一定期間保管します。

2. 給与計算に必要な「3つの知識」

正確な給与計算を行うには、次の3つの知識が不可欠です。

2.1 労働基準法

労働時間、休憩、休日、割増賃金（残業代など）の計算方法など、給与に関する基本的なルールが定められています。

• ポイント
  • 残業時間の上限や、休憩時間のルールなどを把握しておきましょう。
  • 割増賃金の計算は、時間外労働、休日労働、深夜労働で割増率が異なるため、注意が必要です。

2.2 社会保険

従業員の健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険の保険料を計算し、納付する義務があります。

• ポイント
  • 社会保険料は、従業員と会社で折半して負担します。
  • 保険料率は毎年見直されるため、常に最新の情報を確認しましょう。
  • 従業員の入社時や退職時には、社会保険の手続きが必要です。

2.3 税金

従業員の給与から所得税と住民税を源泉徴収し、納付する義務があります。

• ポイント
  • 所得税は、従業員の所得に応じて税率が変わります。
  • 年末調整で、年間の所得税を確定させます。
  • 住民税は、従業員の住所地の市区町村に納付します。

3. 給与計算で「うっかりミス」を防ぐには？

給与計算は、ミスがあると従業員の生活に大きな影響を与えてしまうため、細心の注意が必要です。よくあるミスとその対策をご紹介します。

3.1 残業代の計算ミス

• よくあるミス
  • 割増率の適用間違い（時間外労働、休日労働、深夜労働の区別を誤る）
  • 固定残業代の計算間違い
  • 1ヶ月の残業時間数の計算間違い
• 対策
  • 労働基準法をしっかり理解し、正確な割増率を適用する。
  • 残業時間を正確に記録する仕組みを作る（タイムカード、勤怠管理システムなど）。
  • 給与計算ソフトを活用する。

3.2 社会保険料の計算ミス

• よくあるミス
  • 保険料率の適用間違い
  • 標準報酬月額の計算間違い
  • 入社・退職時の手続き漏れ
• 対策
  • 日本年金機構や各都道府県のホームページなどで、最新の保険料率を確認する。または自動的に最新の保険料率が適用されるクラウドツールを導入する。
  • 標準報酬月額を正しく計算する。
  • 社会保険の手続きを確実に行うためのチェックリストを作成する。

3.3 所得税の計算ミス

• よくあるミス
  • 源泉徴収税額表の適用間違い
  • 扶養人数の間違い
  • 障害者・ひとり親などの扶養人数カウント漏れ
  • 年末調整の計算間違い
• 対策
  • 国税庁のホームページなどで、最新の源泉徴収税額表を確認する。
  • 従業員から提出された扶養控除等申告書の内容を正確に反映させる。
  • 年末調整の計算方法をしっかり理解する。
  • 税務署の相談窓口などを活用する。

4. 給与計算を「ラクに」する効率化テクニック

毎月の給与計算を少しでもラクにするための、おすすめの効率化テクニックをご紹介します。

4.1 給与計算ソフトの導入

手計算やExcelでの管理は、時間も手間もかかり、ミスも起こりやすいもの。給与計算ソフトを導入すれば、自動で計算してくれるので、大幅な効率化が可能です。

• メリット
  • 計算ミスを減らせる
  • 給与明細の作成がラクになる
  • 社会保険や税金の計算も自動化できる
  • 法改正にも対応してくれる
• デメリット
  • 導入コストがかかる場合がある
  • 操作を覚える必要がある
  • 会社の規定に合わせたカスタマイズが必要な場合がある

4.2 勤怠管理システムとの連携

勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携させれば、従業員の出勤・退勤時間などのデータを自動で給与計算ソフトに取り込めるので、入力の手間が省けます。

• メリット
  • 手入力が減り、入力ミスを防止できる
  • 残業時間の集計がラクになる
  • 有給休暇の管理も効率化できる
• デメリット
  • システムの導入コストや運用コストが発生する
  • 従業員が新しいシステムに慣れるまでに時間がかかる場合がある
  • システム障害が発生した場合、給与計算業務が滞る可能性がある

4.3 アウトソーシングの活用

「給与計算に時間や手間をかけられない」「専門知識を持つ人材がいない」という場合は、給与計算業務を専門業者にアウトソーシングするのも一つの方法です。

• メリット
  • コア業務に集中できる
  • 専門家による正確な給与計算が期待できる
  • 法改正への対応も任せられる
  • 人件費や管理コストを削減できる
  • 最新のシステムやノウハウを活用できる
• デメリット
  • 委託費用が発生する
  • 社内にノウハウが蓄積されない可能性がある
  • 情報漏洩のリスクがある
  • 自社の規定に合わせた柔軟な対応が難しい場合がある

5. 【まとめ】給与計算は「正確さ」と「効率化」がカギ！アウトソーシングでさらに効率化を図りませんか？

給与計算は、従業員の生活を支える重要な業務であると同時に、経営者にとっては毎月の負担となる業務でもあります。

この記事で解説した給与計算の基本と効率化テクニックを参考に、正確でスムーズな給与計算を実現し、従業員との信頼関係を築きながら、会社の成長に繋げていきましょう。

もし、給与計算の業務負担を軽減し、コア業務に集中したいとお考えでしたら、弊社の給与計算アウトソーシングサービスをぜひご検討ください。専門知識を持ったスタッフが、御社の給与計算業務を正確かつ効率的に代行いたします。