なぜ動かない？QUERY関数のエラーは「第3引数」が原因かも！見出し設定の罠を社労士が徹底解説

「クエリの構文は完璧なはずなのに、なぜかエラーになる…」
「実行したら、見出しにしていたはずの1行目のデータが消えてしまった…」
「特定の列だけ、うまく認識してくれない…」

GoogleスプレッドシートのQUERY関数を使い始めた方が、一度は通る道ではないでしょうか。
非常に便利な関数ですが、時として私たちの意図通りに動いてくれない、気難しい一面も持っています。

こんにちは！社労士事務所ぽけっとです。
給与計算や従業員管理の効率化でQUERY関数は強力な武器になりますが、こうした「謎のエラー」で時間を溶かしてしまっては本末転倒です。

実は、そのエラーの原因…見落としがちな「第3引数」にあるかもしれません。

この記事では、「第3引数」の正しい使い方と、実務で役立つ応用テクニック、そしてQUERY関数で使える主なコマンドについて、網羅的に解説します。

「第3引数」で決まる！QUERY関数の安定動作

まずは、以下のサンプルデータをスプレッドシートのA1セルから貼り付けてみてください。人事管理でよく使う社員名簿を想定したデータです。

A列	B列	C列	D列	E列	F列
社員番号	氏名	部署	役職	入社年月日	月給
1001	鈴木 一郎	営業部	部長	2022/04/01	500000
1002	佐藤 花子	開発部	リーダー	2023/10/01	380000
1003	高橋 健太	営業部	一般	2024/04/01	320000

【リスク】第3引数を「省略」した場合

QUERY関数は、第3引数を省略しても、このサンプルのようにデータ型が明確な場合は賢く自動で判断し、正しく動作することがあります。
しかし、それはあくまで「自動判断」であり、もし社員番号にテキスト（例: 'S-1001'）が混じっていたり、データの形式が複雑だったりした場合には、見出しをデータの一部と誤認したり、予期せぬエラーが発生したりする「リスク」が常に伴います。

安定した動作のためには、第3引数を省略せず、明確に指示を与えることが非常に重要です。

【確実な成功例】第3引数に「1」を指定する

安定した結果を得るための最も確実な方法は、第3引数に「1」（1行目が見出し、という意味）を指定することです。

=QUERY(A:F, "SELECT A, B, F WHERE A IS NOT NULL", 1)

結果

このように、第3引数に1を指定すれば、スプレッドシートは混乱することなく、1行目を見出しとして正しく認識し、結果の先頭に表示してくれます。
これが、QUERY関数が100%正しく動作している「成功」の状態です。

【実用・応用編】見出しなしで「データ本体」だけ欲しい場合

では、この「見出しなし」の抽出は、一体どのような場面で役立つのでしょうか。
その代表的な例が、給与計算ソフトなど、外部システムへ取り込むためのインポートデータを作成する場合です。

多くの給与ソフトでは、インポートするCSVファイルの1行目の項目名（ヘッダー）が「社員コード」「氏名」「基本給」のように厳密に定められています。

このような場合、まず1行目には、ソフトの仕様書通りに手で項目名を入力しておきます。
そして、2行目のセルにQUERY関数を記述し、別の場所にある「社員名簿マスター」シートから、必要なデータだけを抽出・整形して流し込むのです。

=QUERY('社員名簿マスター'!A2:F, "SELECT A, B, F WHERE A IS NOT NULL", 0)

ポイント

1. データ範囲を、見出しを含まない'社員名簿マスター'!A2:Fから始める。
2. その上で、この範囲には見出しが無いので、第3引数を0に設定する。

結果

この方法を使えば、マスターデータは自由に管理しつつ、インポート用のデータはいつでも正確かつ最新の状態で出力できます。
手作業でのコピー＆ペーストによるミスを防ぎ、給与計算業務を大幅に効率化できる、非常に実用的なテクニックです。

QUERY関数の主なコマンド【機能別リファレンス】

第3引数の重要性を理解できたら、次はクエリで使う主な命令句を簡潔に見ていきましょう。
これらを組み合わせることで、自在にデータを抽出できます。

• SELECT
  • 機能: 必要な「列」だけを取り出す命令。
  • 構文例:=QUERY(A1:F4, "SELECT A, B, F", 1)
    • → A列（社員番号）、B列（氏名）、F列（月給）だけを抽出します。
• WHERE
  • 機能: 条件に合う「行」だけを絞り込む命令。
  • 構文例:=QUERY(A1:F4, "SELECT * WHERE C = '営業部'", 1)
    • → C列（部署）が「営業部」の行だけを抽出します。
• ORDER BY
  • 機能: 指定した列を基準にデータを並べ替える命令。
  • 構文例:=QUERY(A1:F4, "SELECT * ORDER BY E DESC", 1)
    • → E列（入社年月日）を基準に降順（新しい順）で並べ替えます。
• GROUP BY
  • 機能: 指定した列の項目でデータをグループ化し、集計する命令。
  • 構文例:=QUERY(A1:F4, "SELECT C, AVG(F) GROUP BY C", 1)
    • → C列（部署）でグループ化し、それぞれの平均月給（AVG）を計算します。
• LABEL
  • 機能: 抽出後のデータの「見出し」を分かりやすい名前に変更する命令。
  • 構文例:=QUERY(A1:F4, "SELECT C, AVG(F) GROUP BY C LABEL AVG(F) '平均月給'", 1)
    • → AVG(F)の計算結果の見出しを「平均月給」に変更します。

【まとめ】QUERY関数を制する者は、第3引数を制する

もし、あなたがQUERY関数のエラーで悩んだら、まずはクエリの中身を疑う前に、第3引数に「1」が正しく設定されているかを確認してみてください。

この基本を押さえるだけで、あなたのデータ集計・分析業務は、見違えるほどスムーズになるはずです。

こうしたITツールを活用したバックオフィス業務の効率化について、さらに詳しく知りたい、自社に合った方法を相談したいという場合は、ぜひ社労士事務所ぽけっとへお気軽にお問い合わせください。

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