給与計算、Excelで賢く管理！中小企業オーナーが知っておくべきメリット・デメリットを徹底解説！
三城泰代
「給与計算は専門のソフトがないと難しいのでは？」
「Excelで給与計算なんて本当にできるの？」
中小企業のオーナーや労務担当者の皆様、このような疑問やお悩みを抱えていませんか？
従業員数が少ない場合、高価な給与計算ソフトを導入するのはコスト面で負担が大きいものです。
しかし、Excelを適切に活用すれば、日々の給与計算業務を十分にこなすことができます。
特に、初期費用を抑えたい、自社に合わせた柔軟な運用をしたいと考える中小企業にとって、Excelは非常に魅力的な選択肢となり得ます。
この記事では、Excelで給与計算を行うメリット・デメリットを徹底的に解説します。
さらに、Excelを最大限に活用するための具体的な方法や注意点もご紹介します。
この記事を読めば、あなたの会社にとってExcel給与計算が最適な選択肢かどうかを判断できるだけでなく、Excelを使った効率的かつ正確な給与計算の方法を理解することができます。
Excelで給与計算は本当に可能なのか？
結論から言えば、従業員数が比較的少ない中小企業であれば、Excelで給与計算を行うことは十分に可能です。
Excelは、表計算やデータ処理に優れたソフトウェアであり、給与計算に必要な基本的な機能を備えています。
具体的には、基本給、残業代、各種手当（通勤手当、役職手当など）、社会保険料（健康保険、厚生年金保険、雇用保険、介護保険）、所得税、住民税などの計算を、関数や数式を組み合わせることで自動化できます。
従業員数、労働時間、給与額などのデータを入力し、関数や数式を活用することで、自動的に給与額を計算することができます。
給与明細の基本的な項目を理解し、それらをExcelのシート上で適切に管理できれば、問題なく運用できるでしょう。
ただし、従業員数が多かったり、複雑な給与体系（例えば、インセンティブ制度が多岐にわたる、変形労働時間制を採用しているなど）を採用していたり、あるいは頻繁な人事異動や複数拠点での管理が必要な場合は、Excelでの管理が煩雑になる可能性があります。
その場合は、給与計算ソフトの導入を検討した方が、より効率的で安全な運用が期待できます。
Excelで給与計算を行うメリット
Excelで給与計算を行うメリットは、主に以下の3点が挙げられます。
- コスト削減
高価な給与計算ソフトを導入する必要がないため、初期費用や月額費用を抑えることができます。
特に、スタートアップ企業や小規模事業者にとっては、浮いた費用を他の事業投資に回せるという大きなメリットがあります。
長期的に見ても、ライセンス料や保守費用がかからないため、運用コストを大幅に削減できます。 - カスタマイズ性
自社の給与体系に合わせて自由にカスタマイズできるため、柔軟な運用が可能です。
例えば、独自の計算ロジックを組み込んだり、特定のレポート形式を作成したり、部門ごとの集計を簡単に行ったりすることができます。
市販のソフトでは対応しきれない細かなニーズにも、Excelなら柔軟に対応できます。 - 既存スキルの活用
多くの従業員がExcelの基本的な操作スキルを持っているため、導入教育のコストを抑えることができます。
新しいソフトウェアの使い方を覚える必要がなく、すぐに業務に取りかかれるため、スムーズな移行が可能です。
また、社内でExcelに詳しい人材がいれば、トラブル発生時にも迅速に対応できるでしょう。
Excelで給与計算を行うデメリット
一方で、Excelで給与計算を行うデメリットも存在します。
- 手作業によるミス
手作業でのデータ入力や計算が多いため、人的ミスが発生しやすいです。
例えば、数字の入力間違い、数式の参照ミス、コピー＆ペーストのし忘れなどが挙げられます。
これらのミスは、従業員への過払い・未払いを引き起こし、信頼関係の悪化や税務上の問題に発展する可能性があります。
特に、複雑な計算式や多数のシートを扱う場合、ミスの発見が困難になることもあります。 - 法改正への対応
給与計算に関する法改正（税制改正、社会保険料率の変更、最低賃金の改定など）があった場合、自分で計算式や書式を修正する必要があるため、常に最新情報を把握しておく必要があります。
法改正は頻繁に行われるため、常に情報をキャッチアップし、正確にExcelファイルに反映させる作業は大きな負担となります。
誤った計算は、追徴課税や罰則の対象となるリスクも伴います。 - セキュリティ
データのバックアップやセキュリティ対策を徹底しないと、情報漏洩のリスクがあります。
Excelファイルは簡単にコピーや移動ができてしまうため、USBメモリの紛失、不正アクセス、ウイルス感染などにより、従業員の個人情報や給与情報が外部に漏れる危険性があります。
パスワード設定だけでは不十分な場合もあり、より厳重な管理体制が求められます。 - 従業員数増加への対応
従業員が増加した場合、計算式の修正や管理が煩雑になる可能性があります。
少人数であれば問題なくても、従業員が数十人、数百人と増えていくと、ファイルの動作が重くなったり、データの入力・管理に膨大な時間がかかったり、ファイルが破損するリスクも高まります。
結果的に、業務効率が低下し、本来の業務に支障をきたす可能性も出てきます。
Excel給与計算を成功させるための具体的な方法
Excel給与計算を成功させるためには、以下のポイントを押さえておくことが重要です。
- テンプレートの活用
インターネットで公開されている無料の給与計算テンプレートを活用することで、効率的に計算式や書式を作成できます。
会計ソフトメーカーが提供している無料テンプレートや、社労士事務所のブログなどで配布されているものを探してみましょう。
テンプレートを選ぶ際は、計算式が明確で、入力箇所が分かりやすいものを選ぶのがポイントです。 - 関数の活用
SUM関数、IF関数、VLOOKUP関数などのExcel関数を活用することで、自動的に給与額を計算できます。
例えば、VLOOKUP関数を使えば、従業員番号を入力するだけで氏名や基本給などの情報を自動で表示させたり、IF関数で残業時間に応じて異なる残業単価を適用したりできます。
これらの関数を使いこなすことで、手作業を減らし、計算の正確性を高めることができます。 - マクロの活用
VBA(Visual Basic for Applications)を使用してマクロを組むことで、計算作業を自動化できます。
例えば、給与明細の一括印刷、各従業員のデータ集計、特定の条件に基づく自動計算など、定型的な作業をマクロで自動化すれば、大幅な時間短縮とミスの削減に繋がります。
ただし、マクロの作成にはVBAの知識が必要となります。 - チェック体制の確立
複数人でデータや計算結果をチェックすることで、人的ミスを防止できます。
入力担当者とは別の人が最終的な計算結果を確認する「二重チェック」や、前月と比較して大幅な変動がないかを確認するなどの仕組みを取り入れましょう。
合計額の突合や、ランダムに数名の給与明細を詳細に確認することも有効です。 - バックアップとセキュリティ
定期的にデータのバックアップを取り、パスワードを設定するなどセキュリティ対策を徹底しましょう。
クラウドストレージ（OneDrive, Google Driveなど）への定期的なバックアップや、外付けHDDへの保存を習慣づけましょう。
また、ファイルには複雑なパスワードを設定し、アクセス権限を限定するなど、情報漏洩のリスクを最小限に抑える対策が必要です。
Excel給与計算の注意点
Excelで給与計算を行う際には、以下の点に注意する必要があります。
- 法改正への対応
給与計算に関する法改正（税制改正、社会保険料率の変更、雇用保険料率の変更、最低賃金の改定など）に常に注意し、必要に応じて計算式や書式を修正する必要があります。
これらの情報は、厚生労働省や日本年金機構などの公式ウェブサイトで確認できます。
最新情報を常に把握し、誤りのない計算を心がけましょう。 - 正確な労働時間管理
正確な労働時間を把握するために、タイムカードや勤怠管理システムなどを活用しましょう。
残業代や深夜手当の計算は、正確な労働時間データに基づいて行われる必要があります。
曖昧な勤怠管理は、未払い賃金の問題や労働基準法違反に繋がる可能性があります。 - 給与明細の発行
労働基準法に基づき、給与明細を従業員に交付する必要があります。
Excelで給与明細を作成・印刷することも可能ですし、PDF形式で出力して電子的に交付することも検討できます。
給与明細には、支給額、控除額、差引支給額などを明確に記載する必要があります。
給与計算ソフトとの比較検討
従業員数が多かったり、複雑な給与体系を採用していたりする場合は、給与計算ソフトの導入を検討することをおすすめします。
給与計算ソフトは、法改正への自動対応や、従業員情報の管理、給与明細の自動発行、年末調整機能、電子申請対応、専門家によるサポート体制など、Excelにはない便利な機能を備えています。
特に、従業員数が30人を超える場合や、頻繁な人事異動がある場合、複数の給与形態が混在する場合などは、ソフト導入のメリットが大きくなります。
自社の状況（従業員数、給与体系の複雑さ、予算、担当者のスキルなど）に合わせて、Excelと給与計算ソフトのどちらが最適かを比較検討しましょう。まずは無料トライアルなどを活用して、実際の使い勝手を試してみるのも良い方法です。
まとめ
Excelは、従業員数が少ない中小企業にとって、コストを抑えつつ給与計算を行うための有効なツールです。
しかし、手作業によるミスや法改正への対応など、注意すべき点もいくつか存在します。
この記事でご紹介したメリット・デメリット、具体的な方法、注意点を参考に、あなたの会社にとって最適な給与計算の方法を選択してください。
もし給与計算に関して少しでも不安や疑問をお持ちでしたら、お気軽にご相談ください。
「自社の場合はどうすればいいの？」
「Excelで給与計算をする自信がない…」
「給与計算ソフトについて相談したい」
など、どんな些細なことでも構いません。
また、前任者が作成したExcelシートの引き継ぎでお困りの場合や、「このシート、どうなっているの？」とお悩みの際も、弊社のExcel知識がきっとお役に立てるはずです。
貴社の状況に合わせて、最適な給与計算の方法をご提案させていただきます。
まずはお気軽にお問い合わせください。
【免責事項】
本記事の内容は、公開時点での情報に基づいています。法改正などにより、内容が変更となる可能性があります。給与計算は会社の重要な業務であり、法的な義務も伴います。正確な情報や個別の状況に応じたアドバイスが必要な場合は、必ず専門家にご相談ください。本記事の情報を利用したことにより生じた損害等については、一切の責任を負いかねますのでご了承ください。
