「それ、自動化できますよ」AIで進化する労務管理！業務効率化の「はじめの一歩」
三城泰代
「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉、最近よく耳にしませんか？
「なんだか難しそう…」
「うちみたいな中小企業には関係ないかな」
そんな風に感じている経営者や人事担当者の方も、少なくないかもしれません。
しかし、実はDXはもっと身近で、誰でもその恩恵を受けられる時代になっています。
かくいう私も、先日それを実感する出来事がありました。
きっかけは「Googleフォーム」専門知識ゼロからの挑戦
当事務所では、お客様からのお問い合わせ窓口の一つとして「Googleフォーム」を利用しています。
非常に便利なツールですが、一つだけ課題がありました。
それは、フォームに問い合わせが来ても、担当者が気づくまでにタイムラグが生じてしまうことがある、という点です。
そこで、「フォームに投稿があったら、すぐにビジネスチャットのSlackに通知が飛ぶようにできないか？」と考えました。
少し調べてみると、「Google Apps Script（GAS）」というプログラミング言語を使えば実現できることが分かりました。
とはいえ、私自身はプログラミングの専門家ではありません。
「これは難しいかな…」と諦めかけたその時、ふと「AIに手伝ってもらえばいいのでは？」と思いついたのです。
早速、生成AIに「こんなことをしたい」と具体的な要望を伝えてコードを作成してもらい、それをGoogleフォームに設定。
もちろん、最初はエラーの連続でした。
しかし、AIと対話するように修正と検証を何度も繰り返した結果、最終的に理想通りの仕組みを構築できたのです。
今回、私が実現できた設定は以下の3つです。
- 担当者への個別メンション付き通知
- フォームの回答項目から必要な情報だけを抜き出して表示
- 関連する複数のSlackワークスペースへ同時に通知（お客様用と自社用）
専門知識がなければ挑戦すらできなかったであろうことが、AIのサポートによって実現できました。
この経験を通じて、「特別な知識がなくても、アイデアと工夫次第で業務は劇的に効率化できる」ということを、身をもって確信しました。
あなたの会社の「当たり前」、実はもっと楽にできるかも？
このお話をすると、「うちでも何かできることはあるだろうか？」と興味を持ってくださる経営者の方が多くいらっしゃいます。
例えば、あなたの会社では、こんな光景はありませんか？
- 勤怠の締め日に、タイムカードの集計に追われている
- 入社手続きのたびに、同じような書類を何度も手書きで作成している
- 給与明細を印刷し、手作業で封入・配布している
- 社会保険の年度更新や算定基礎届の時期は、残業が当たり前になっている
これらは、多くの企業で「当たり前」として行われている業務かもしれません。
しかし、その「当たり前」の多くは、ITツールやシステムを活用することで、もっと簡単・正確・スピーディーに処理できる可能性があります。
DXと聞くと、大規模なシステム開発や多額の投資が必要だと考えがちですが、決してそんなことはありません。
先ほどの私の例のように、GoogleフォームやSlackといった、すでに多くの企業で利用されているツールを少し工夫するだけでも、業務効率は大きく向上するのです。
なぜ「社労士」がDXを語るのか？
では、なぜ社会保険労務士である私たちが、DXの重要性をお伝えしているのでしょうか。
それは、社労士の主要業務である「給与計算」や「社会保険手続き」こそ、DXによって最も効果を発揮する分野の一つだからです。
これらの業務は、毎月・毎年発生する定型的な作業が多く、正確性が求められます。
手作業で行うと、どうしてもヒューマンエラーのリスクや、担当者の大きな負担が伴います。
しかし、勤怠管理システムや給与計算ソフト、電子申請システムなどを導入・連携させることで、これらの業務の大部分を自動化できます。
業務が自動化されると、こんなメリットが生まれます。
- ミスの削減と正確性の向上
- 担当者の業務負担の軽減
- ペーパーレス化によるコスト削減と情報管理の効率化
- 法改正への迅速な対応
そして何より、定型業務から解放されることで生まれた時間や人手を、人材育成や職場環境の改善、採用活動といった、より創造的で付加価値の高い業務に振り分けることができるのです。
これこそが、中小企業がDXに取り組む最大のメリットだと、私たちは考えています。
「DXに強い社労士」が、あなたの会社を未来へ導きます
私たち「社労士事務所ぽけっと」は、単に手続きを代行するだけの事務所ではありません。
自らAIやITツールを積極的に活用し、試行錯誤を繰り返しているからこそ、机上の空論ではない、実践的なアドバイスが可能です。
「どんなツールを導入すればいいかわからない」
「導入した後の運用が不安」
「うちの会社に合った効率化の方法を教えてほしい」
そんなお悩みや疑問に、私たち自身の経験を踏まえて、一つひとつ丁寧にお答えします。
お客様の会社の状況や課題をじっくりとヒアリングし、最適なDXの「はじめの一歩」を一緒に考え、伴走支援をさせていただきます。
AIの進化によって、業務効率化のハードルは劇的に下がりました。
このチャンスを活かさないのは、もったいないです。
あなたの会社の「当たり前」を見直す、そのお手伝いをさせていただけませんか？
まずはお気軽にご相談ください。
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本記事は、公開日時点の情報に基づき作成しております。法改正や各種ツールの仕様変更等により、最新の情報とは異なる場合がございますのでご了承ください。また、本記事の内容の実施・運用については、ご自身の責任においてご判断ください。
