Googleフォームで入社手続きを効率化！情報収集の悩みを解決

「新入社員が入るたびに、書類の準備や記入依頼、回収、確認…この作業、もっと楽にならないかな？」

事業主の皆さん、人事・労務担当の皆さん、こんにちは！ 新しい仲間を迎える準備はワクワクする反面、入社手続きに伴う情報収集には、なにかと手間がかかりますよね。

• 手書きの書類が多くて、読み取りや転記に時間がかかる…
• 記入漏れや間違いがあって、何度も確認が必要になる…
• 集めた書類の管理が大変…

そんなお悩みを解決するツールとして、今回は「Googleフォーム」の活用をご紹介します！

「え？Googleフォームってアンケートに使うやつでしょ？」と思った方もいるかもしれません。実は、Googleフォームは入社情報の収集にも非常に便利なんです。この記事では、Googleフォームを入社手続きに活用するメリットや具体的な使い方を、わかりやすく解説していきます。

なぜ入社情報の収集にGoogleフォームが便利なの？

Googleフォームを使うと、これまで紙ベースで行っていた情報収集の手間を大幅に削減できます。主なメリットを見ていきましょう。

1. 圧倒的な効率化！時間とコストを削減
   • 従業員はPCやスマホから、いつでもどこでも情報入力が可能。
   • 手書き文字の解読や、Excelなどへの転記作業が不要に。
   • ペーパーレス化で、紙代や印刷代、郵送費も削減できます。
2. 入力ミスや漏れを防ぎ、正確性アップ
   • 必須項目設定で、記入漏れを自動的に防止。
   • 選択式やプルダウン形式を使えば、入力形式を統一でき、間違いを減らせます。
   • 入力されたデータは自動で集計され、転記ミスも起こりません。
3. 情報の一元管理がカンタン
   • 収集したデータはGoogleスプレッドシートに自動で集約。
   • 必要な情報をすぐに検索・確認でき、管理が格段に楽になります。
   • 他のシステムへのデータ移行もスムーズです。
4. 無料で始められる手軽さ
   • Googleアカウントがあれば、誰でも無料で利用可能。
   • 特別なソフトのインストールは不要で、すぐに使い始められます。
5. 柔軟なカスタマイズ性
   • 質問項目は自由に設定可能。自社に必要な情報だけを集められます。
   • 会社のロゴを入れたり、デザインを調整したりもできます。

Googleフォームで入社情報収集フォームを作る簡単ステップ

「便利そうだけど、作るのが難しそう…」と感じるかもしれませんが、ご安心ください！ Googleフォームの作成は非常に直感的で簡単です。

1. Googleフォームにアクセス
   • Googleドライブを開き、「新規」>「Googleフォーム」を選択するか、Googleフォームのウェブサイトに直接アクセスします。
     
2. フォームのタイトルと説明を入力
   • 「無題のフォーム」部分に「入社時提出情報入力フォーム」などの分かりやすいタイトルをつけます。
   • 説明欄には、入力の目的や注意点、提出期限などを記載しましょう。
     
3. 質問項目を追加
   • 右側の「＋」ボタンで質問を追加していきます。
   • 氏名、住所、生年月日、連絡先（電話番号・メールアドレス）、通勤経路、緊急連絡先など、必要な項目を設定します。
   • 回答形式は「記述式」「段落」「ラジオボタン」「チェックボックス」「プルダウン」など、質問内容に合わせて選びましょう。
   • 【重要】 マイナンバーや銀行口座情報など、特に機密性の高い情報の収集は、セキュリティのリスクも伴います。収集の要否や方法については、社内ポリシーや専門家にご確認の上、慎重にご判断ください。ファイルアップロード機能で、書類（住民票、年金手帳のコピーなど）を提出してもらう方法も検討できます。
4. 回答形式の設定
   • 必須項目には「必須」スイッチをオンにします。
   • 入力形式を指定したい場合（例：メールアドレス形式）は、「回答の検証」機能を使います。
5. （任意）デザインのカスタマイズ
   • 画面上部のパレットアイコンから、ヘッダー画像やテーマカラーを変更できます。
6. 設定の確認
   • 歯車アイコンから、回答の収集方法（メールアドレスを収集するか等）や、回答者へのメッセージなどを設定します。
7. フォームを送信（共有）
   • 画面右上の「送信」ボタンをクリック。
   • メールで送る、リンクを共有する、などの方法で新入社員にフォームを案内します。

Googleフォーム活用をもっと効果的にするポイント

• 質問は分かりやすく簡潔に: 専門用語を避け、誰にでも理解できる言葉で質問しましょう。
• 入力例を示す: 特に間違いやすい項目（例：フリガナの全角/半角）は、入力例を添えると親切です。
• 事前にテスト入力: 送信する前に、必ず自分で回答してみて、おかしな点がないか確認しましょう。
• 目的と期限を明確に伝える: なぜこの情報が必要なのか、いつまでに回答してほしいのかを、フォームを送る際にしっかり伝えましょう。
• セキュリティへの配慮: 前述の通り、機密性の高い情報の取り扱いには十分注意し、Googleのセキュリティ機能（2段階認証など）の活用や、社内ルールの整備も検討しましょう。

まとめ：Googleフォームでスマートな入社準備を！

いかがでしたでしょうか？ Googleフォームを活用すれば、これまで時間と手間がかかっていた入社情報の収集作業を、驚くほど効率化できます。

入力する新入社員にとっても、手書きの手間が省け、オンラインで完結するため負担が軽減されます。

事業主様、人事・労務担当者様にとって、コア業務に集中するための時間創出にも繋がります。ぜひ、この機会にGoogleフォームの導入を検討し、スマートな入社準備を実現してみませんか？

まずは簡単なアンケート作成からでも良いので、ぜひ一度Googleフォームに触れてみてください。その手軽さと便利さに、きっと驚くはずです！