テレワーク時代の給与計算、どう変わる？事業主必見のポイントと事例解説
三城泰代
最近、働き方の多様化がぐっと進みましたよね。特に「テレワーク」は、多くの企業で当たり前の選択肢となりつつあります。通勤時間がなくなって従業員は嬉しい！……でも、経営者や人事担当者にとっては、給与計算の面で「あれ？これってどうすればいいんだっけ？」と頭を悩ませる場面も増えたのではないでしょうか？
「通勤手当は？」「家で仕事する分の手当は必要？」「労働時間の管理、どうしよう…」
そんな疑問や不安を抱えている事業主の皆さま、ご安心ください！この記事では、テレワーク導入に伴う給与計算の変更点や注意点を、具体的な事例を交えながら解説していきます。これを読めば、テレワーク時代の給与計算の「モヤモヤ」がスッキリ解消するはずです。一緒に確認していきましょう！
まずは基本から！テレワークになっても給与計算の「大原則」は変わらない
最初に押さえておきたいのは、「働く場所がオフィスから自宅などに変わるだけで、給与計算の基本的な考え方は変わらない」ということです。
労働基準法で定められている、
- 労働時間に応じた給与の支払い
- 時間外労働（残業）や休日労働、深夜労働に対する割増賃金の支払い
- 休憩時間の確保
- 有給休暇の付与
といった基本的なルールは、テレワークでもオフィスワークでも同じように適用されます。
「なーんだ、じゃあ特に何も変えなくていいの？」
そう思いたくなる気持ちも分かりますが、ちょっと待ってください！働き方が変わることで、新たに対応が必要になったり、見直しを検討したりすべき点がいくつか出てくるのです。ここからが本題。具体的な事例を見ながら、注意すべきポイントを掘り下げていきましょう。
【事例1】「通勤手当」の扱いはどうする？社員によって状況が違う！
オフィスへの出社が前提だった頃は、ほとんどの社員に一律で通勤手当（定期代など）を支給していた企業が多いと思います。しかし、テレワークが導入されると、この通勤手当の扱いが悩ましい問題になりますよね。
考えられるケースと対応例
- 完全にテレワークになった社員の場合
- 原則不支給: 毎日自宅で仕事をするのであれば、通勤が発生しないため、通勤手当は支給しないのが合理的です。
- 実費精算: ただし、業務上の都合で臨時的に出社が必要になる場合もあります。その際は、都度かかった交通費を実費で精算するというルールにするのが一般的です。
- 出社とテレワークを組み合わせるハイブリッド勤務の場合
- 出社日数に応じた実費精算: これが最も公平で分かりやすい方法かもしれません。「週3日出社なら、その3日分の往復交通費を支給する」といった形です。
- 出社日数に応じた定期代の支給（1ヶ月、3ヶ月など）: 定期代の方が結果的に安くなる場合や、計算の手間を省きたい場合に検討されます。ただし、出社日数が変動すると不公平感が出る可能性も。
- 一定額の支給: 出社頻度に関わらず、一律で減額した通勤手当を支給する方法もありますが、合理的な理由が必要です。
ここが重要！見直しの際の注意点
- 就業規則・給与規定の変更: 通勤手当のルールを変更する場合は、必ず就業規則や給与規定を改定し、従業員に周知する必要があります。
- 不利益変更にならない配慮: 通勤手当の減額や廃止は、従業員にとっては「不利益変更」にあたる可能性があります。一方的に変更するのではなく、変更理由を丁寧に説明し、従業員の理解と合意を得るプロセスが非常に重要です。場合によっては、後述する「在宅勤務手当」の新設など、他の条件でバランスを取ることも検討しましょう。
【事例2】「在宅勤務手当（テレワーク手当）」は必要？相場はどれくらい？
「家で仕事すると、電気代やネット代がかかるって社員が言ってるんだけど、会社が負担すべきなの？」これもよく聞かれる質問です。
結論から言うと、在宅勤務に伴う費用（水道光熱費、通信費など）を会社が負担する法的な義務はありません。しかし、従業員の負担が増えるのは事実であり、優秀な人材の確保や従業員満足度の向上の観点から、「在宅勤務手当」や「テレワーク手当」といった名称で、一定額を支給する企業が増えています。
支給する場合の考え方
- 支給方法
- 一律定額支給: 「月額3,000円」「月額5,000円」のように、毎月決まった額を支給する方法。計算がシンプルで管理しやすいのがメリットです。
- 実費精算: 従業員が実際に負担した費用（増加分）を計算し、領収書などを基に精算する方法。公平性は高いですが、費用の切り分けや計算、確認作業が煩雑になる可能性があります。
- 現物支給: テレワークに必要なパソコンやモニター、Webカメラなどを会社が貸与・支給する方法。これも費用負担の一環と言えます。
- 手当の相場: 多くの企業では、月額3,000円～5,000円程度を一律で支給するケースが多いようです。ただし、企業の状況や考え方によって様々です。
- 導入のメリット
- 従業員の経済的負担の軽減 → モチベーション向上、定着率アップ
- テレワーク環境の整備促進 → 生産性向上
- 採用活動でのアピールポイント → 人材獲得競争力の強化
- 税金の扱い（注意点）
- 在宅勤務手当の支給方法は、所得税の課税対象になるかどうかに影響します。基本的には給与（例えば、企業が従業員に対して毎月5,000円を渡切りで支給するもの）として課税対象になりますが、国税庁が示す一定の計算方法に基づいて実費相当額を精算する場合は、非課税として扱われる可能性もあります。（※詳細は複雑なため、税理士や社会保険労務士にご相談ください。）
在宅勤務手当は義務ではありませんが、従業員のエンゲージメントを高める有効な施策の一つと言えるでしょう。導入を検討する価値は十分にあります。
【事例3】見えにくい「労働時間」、どうやって管理・計算する？
テレワークで最も難しい課題の一つが、この「労働時間の管理」ではないでしょうか。オフィスにいれば、出退勤や休憩の様子がある程度把握できますが、自宅ではそうはいきません。
「ちゃんと仕事してるのかな？」「サボってないかな？」と不安になる気持ちも、「逆に、ダラダラと長時間労働になっていないかな？」という心配もあるでしょう。適切な労働時間管理は、正しい給与計算の前提であり、従業員の健康を守る上でも不可欠です。
労働時間管理のポイント
- 勤怠管理ツールの活用
- PCログ: パソコンの起動・シャットダウン時間を記録。客観的なデータですが、離席時間などは把握できません。
- 勤怠管理システム/アプリ: 始業・終業・休憩時間を従業員が打刻。GPS機能やIPアドレス制限機能付きのものも。自己申告が基本ですが、多くの企業で採用されています。
- コミュニケーションツール: チャットツールなどで始業・終業の連絡を義務付ける。
- Webカメラ: 常時接続はプライバシーの問題があるため推奨されませんが、始業・終業時に短時間接続するなどのルールは考えられます。
- 複数の方法の組み合わせ: 一つの方法に頼るのではなく、PCログと自己申告を組み合わせるなど、複数の方法で客観性を担保するのが理想です。
- 「事業場外みなし労働時間制」は使える？
- これは、事業場外で働き、労働時間の算定が難しい場合に、所定労働時間働いたものとみなす制度です。
- テレワークへの適用は慎重に！ 現代のテレワーク環境では、PCやスマホ、勤怠管理ツールを使えば労働時間の算定が「可能」な場合が多いです。安易にこの制度を適用すると、後々トラブルになる可能性があります。適用できるケースは限定的と考え、原則は実労働時間での管理を目指しましょう。
- 中抜け時間の扱い
- テレワークでは、「子供のお迎えで一時的に仕事を抜ける」「役所に行く」といった「中抜け」が発生しやすくなります。
- 中抜け時間を休憩時間として扱うのか、その分終業時間を繰り下げるのかなど、ルールを明確にしておく必要があります。勤怠管理システムで中抜け時間を記録できるようにすると良いでしょう。
- 時間外労働（残業）の把握と割増賃金
- 見えにくいからこそ、時間外労働のルールは厳格に運用する必要があります。
- 残業は原則「事前承認制」とするのが望ましいです。
- 隠れ残業を防ぐためにも、管理者は従業員の業務量や進捗を把握し、コミュニケーションを密に取ることが重要です。
- 発生した時間外労働に対しては、オフィス勤務と同様に、法律に基づいた割増賃金を正確に計算し、支払わなければなりません。
- 休憩時間の確保
- つい働き続けてしまいがちなテレワークですが、労働基準法で定められた休憩時間は必ず確保させる必要があります。
- 始業・終業だけでなく、休憩開始・終了の打刻も徹底させましょう。
勤怠管理で最も大切なこと
それは、「ルールを明確にし、従業員全員に周知徹底すること」そして「管理者が従業員を信頼し、コミュニケーションを密に取ること」です。ツール導入と合わせて、丁寧な説明と日々の声かけが、適切な労働時間管理の鍵となります。
テレワーク給与計算で失敗しないためのチェックポイント５箇条
最後に、テレワーク環境下での給与計算をスムーズに行うためのチェックポイントをまとめました。
- 就業規則・給与規定は最新の状態か？テレワークに関するルール（勤務場所、労働時間管理方法、通勤手当、在宅勤務手当など）が明確に記載されていますか？必要に応じて改定しましょう。
- 従業員への説明と合意は十分か？ルールの変更、特に不利益変更になりうる場合は、丁寧な説明と合意形成が不可欠です。
- 勤怠管理の方法は適切か？テレワークの実態に合った勤怠管理ツールやルールが整備されていますか？客観的に労働時間を把握できる仕組みを検討しましょう。
- 労働時間管理のルールは明確で、周知されているか？始業・終業時刻、休憩時間、中抜け、時間外労働のルールが明確で、全従業員が理解していますか？
- 不明点・不安点は専門家に相談！給与計算や労務管理は専門的な知識が必要です。自社だけで判断せず、社会保険労務士などの専門家に相談することも積極的に検討しましょう。
【まとめ】適切な対応で、テレワークを企業の力に！
テレワークは、従業員の多様な働き方を実現し、生産性向上や人材確保にも繋がる有効な手段です。しかし、そのメリットを最大限に活かすためには、給与計算を含む労務管理体制を適切に整備することが欠かせません。
特に、
- 通勤手当の見直し
- 在宅勤務手当の検討
- 労働時間の適正な管理
この３点は、テレワーク導入時に多くの事業主が直面する課題です。
今回ご紹介した事例やポイントを参考に、自社の状況に合わせてルールを見直し、整備を進めていきましょう。従業員が安心してテレワークに取り組み、会社も健全に成長していける、そんな体制を築くことができれば、テレワークはきっと御社の大きな力になるはずです。
もし、「うちの場合は具体的にどう進めればいいの？」といった疑問や、実際の運用に関するお悩みがあれば、どうぞ抱え込まずに弊社社労士事務所までお気軽にお問い合わせください。貴社に最適な進め方や解決策を一緒に見つけるお手伝いをさせていただきます。スムーズなテレワーク導入・運用に向けて、専門的な見地からサポートいたします。
