【AppSheetで超効率化】現場仕事はスマホで完結！もう事務所に戻って報告書を作る必要はありません
三城泰代
「現場から直帰したいのに、報告書作成のために一度事務所に戻らないといけない…」
「リアルタイムで現場の状況が分からず、指示が遅れてしまう…」
「スタッフによって報告の形式がバラバラで、管理が大変…」
建設業や訪問介護、営業職など、現場で働くスタッフを多く抱える中小企業の経営者様や人事担当者様から、このようなお悩みをよくお聞きします。日々の業務報告や勤怠管理は、会社の状況を把握するために不可欠ですが、そのために多くの時間と手間がかかっているのが実情ではないでしょうか。
もし、これらの業務が「手元のスマートフォン一つで、いつでもどこでも完結する」としたら、働き方はどう変わるでしょうか？
今回は、プログラミングの知識がなくても、驚くほど簡単に業務改善アプリが作れるツール「AppSheet（アップシート）」をご紹介します。この記事を読めば、なぜAppSheetが現場仕事の救世主となり得るのか、その理由がお分かりいただけるはずです。
AppSheetとは？ なぜそんなに便利なの？
AppSheetは、Googleが提供する「ノーコード開発プラットフォーム」です。…と聞くと、少し難しく感じてしまうかもしれませんね。
簡単に言うと、「プログラミングの専門知識がなくても、ExcelやGoogleスプレッドシートなどのデータさえあれば、まるでブロックを組み立てるように、自社の業務にぴったりのアプリを開発できるサービス」のことです。
多くの企業では、すでにExcelなどで顧客リストや案件管理表を作成していますよね。AppSheetは、その既存のファイルを元データとして、スマートフォンやタブレットで使えるアプリに自動で変換してくれるのです。
AppSheet導入で現場仕事はこう変わる！4つのメリット
では、具体的にAppSheetを導入すると、現場の業務はどのように効率化されるのでしょうか。主なメリットを4つご紹介します。
1. 報告業務が驚くほどラクになる
これまで事務所に戻ってから作成していた作業報告書や日報。AppSheetを使えば、現場作業が終わったその場で、スマホから報告を完了させることができます。
- 写真付き報告も簡単： スマホで撮った写真をそのまま添付して報告できます。「百聞は一見に如かず」の通り、写真があるだけで状況の伝わりやすさが格段にアップします。
- 入力項目を統一： アプリであらかじめ報告項目（作業内容、時間、場所など）のテンプレートを決めておけるので、スタッフによる報告内容のバラつきや漏れを防げます。
- 隙間時間を有効活用： 移動中やちょっとした待ち時間にサッと報告できるため、残業時間の削減にも繋がります。「報告書作成」という一つの業務のために費やしていた時間が、まるごと短縮されるのです。
2. リアルタイムな情報共有で、ビジネスチャンスを逃さない
現場からの報告は、アプリに入力された瞬間に管理者の元へ届きます。これにより、情報共有のスピードが飛躍的に向上します。
- 迅速な意思決定： 現場のトラブルやお客様からの急な要望にも、即座に対応策を指示できます。
- GPS連携で正確な記録： スマホのGPS機能と連携させれば、「いつ、どこで」作業を行ったかを正確に記録できます。訪問ルートの最適化や、お客様への正確な到着時間の連絡にも活用できるでしょう。
3. ペーパーレス化でコスト削減とセキュリティ向上
紙の報告書がなくなれば、印刷代やインク代、紙代といった直接的なコストを削減できます。さらに、書類を保管するためのファイルやキャビネットも不要になり、オフィスのスペースを有効活用できます。
また、紙の書類は紛失や盗難のリスクがつきまといますが、データとしてクラウド上で管理することで、セキュリティレベルの向上も期待できます。
4. 正確な勤怠管理で、給与計算もスムーズに
AppSheetは、勤怠管理ツールとしても非常に優秀です。
現場への直行・直帰が多いスタッフの勤怠管理は、自己申告に頼らざるを得ず、正確な労働時間の把握が難しいという課題がありました。AppSheetで出退勤打刻アプリを作成すれば、GPS機能と連携して「いつ、どこで」打刻されたかを記録できます。
これにより、労働時間を正確に把握できるだけでなく、そのデータを給与計算にそのまま活用できるため、人事・労務担当者の業務負担も大幅に軽減されます。
【今後の展望】AppSheet活用の実運用も公開予定です！
「本当にそんなに簡単にできるの？」
「具体的にどんなアプリが作れるのか、もっと知りたい」
そう思われた方もいらっしゃるかもしれません。
当事務所では、今後、AppSheetを実際に活用した業務改善の具体的な運用方法や、アプリの作成事例などもブログで公開していく予定です。ぜひ、ご期待ください。
【まとめ】DXの第一歩は、身近な業務改善から
今回は、AppSheetを活用して現場の業務を効率化する方法について解説しました。
DX（デジタルトランスフォーメーション）と聞くと、大規模なシステム投資が必要な、難しいものだと感じてしまうかもしれません。しかし、AppSheetのようなノーコードツールを使えば、まずは身近な業務の「ちょっとした不便」を解消することから始められます。
「報告業務を楽にしたい」「勤怠管理を正確にしたい」といった課題は、そのまま給与計算や労務管理にも直結する重要なテーマです。
社労士事務所ぽけっとは、給与計算や社会保険手続きの専門家であると同時に、中小企業の皆様の身近なパートナーとして、バックオフィス業務全体の効率化をご支援したいと考えています。
「うちの会社でもAppSheetを使えるだろうか？」「何から手をつければいいか分からない」 そんなお悩みをお持ちでしたら、ぜひお気軽に社労士事務所ぽけっとまでご相談ください。
免責事項
本記事は、作成日時点の法令や情報に基づき、一般的な情報提供を目的として作成しております。特定の個人や企業における状況への適用を保証するものではありません。また、AppSheetの仕様や機能は将来的に変更される可能性があります。本記事の情報を利用したことによるいかなる損害についても、当事務所は一切の責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。具体的なご相談は、専門家までお問い合わせください。
